Blog-header

Kvadratbloggen

Kvadrat är livsstilsbolaget med visionen att göra sina konsulter till världens lyckligaste yrkesmänniskor

Dela

Experten tipsar: Så effektiviserar du ditt arbete

cover

Ämnet om hur du bäst effektiviserar ditt arbete är en het diskussion just nu. Vi möts av mängder av studier – både vetenskapliga och ovetenskapliga – som visar hur vi bör leva, agera och te oss för att bli så effektiva i som möjligt i vårt arbete. På Entrepreneur.com har vi tagit del av just en sådan lista. r kan vi bland annat kan läsa om hur vi bör skippa multitaskandet och istället fokusera på en sak åt gången, hur det är i gränslandet av stress och uttråkan som vi hittar vårt flow, samt hur människans hjärna behöver strategiska pauser ungefär var nittionde minut för att kunna fokusera fullt ut och, med andra ord, vara så effektiv som möjligt.

Mia Johnson är en av Kvadrats entusiastiska egenföretagare som är expert på effektivisering. Mia har en gedigen erfarenhet inom IT och en bred verksamhetserfarenhet. Hon arbetar med att bygga broar mellan teknik och användare, och brinner för att skapa enklare och effektivare lösningar som gör det lättare att utföra arbetsuppgifter. Med Mias erfarenhet och bakgrund inom just effektivisering så bad vi henne dela med sig av sina bästa tips för hur man blir så effektiv som möjligt i sitt arbete. Ordet är ditt, Mia! 

Nyckeln till effektivitet ser lite olika ut beroende på personlighet, livssituation m.m. Det handlar om att hitta rutiner och hjälpmedel som fungerar för ens egen situation. För mig fungerar det här:

1. Gör upp en plan för mailhantering, och håll inkorgen tom.
Jag startar morgonen med att gå igenom inboxen och kolla igenom agendan för dagen. Jag besvarar mailen och flyttar sedan dem till undermappar – oftast är jag färdig på någon timme. I pauser mellan möten och andra arbetsuppgifter kan man sedan kolla av inkorgen och hålla den ren. Det är dock viktigt att man inte kollar mailen hela tiden.

2. Jobba fokuserat, men kom ihåg att ta paus.
Det går inte att arbeta effektivt hur länge som helst – därför är pauser superviktiga. Det bästa är om man kan ta en kort powerwalk utomhus så att man får syre, men om det inte är möjligt så är en tur runt kontoret, det är bättre än ingenting!

3. Gör to do-listor.
Jag gör listor; använder Scrum Boards men också PostIt-lappar. Det är otroligt tillfredsställande när man kan stryka något på sin lista eller slänga PostIt-lappen. Det är dock viktigt att listan inte blir för lång. Håll den till max 5-10 punkter.

4. Sätt rimliga mål.
För många ökar effektiviteten genom att jobba mot ett mål eller mot en deadline. Men om målet är för stort eller orealistiskt så finns risken att man blir sönderstressad, och att målet gör större skada än nytta. Sätt rimliga mål som du faktiskt tror att du kan uppnå!

5. Avsätt tid i kalendern för dig själv.
Gör en mötesbokning med TFM – ”Time For Me”. Hur ofta och hur länge det här mötet ska pågå är individuellt, men den här tiden skall vara helig så välj en tidpunkt som du känner håller. Om man inte faktiskt planerar in det i kalendern så är det lätt hänt att den där egentiden aldrig blir av. 

Tack för dina tips, Mia. Vill du veta mer om Mia Johnson? Då klickar du in här!