Blog-header

Kvadratbloggen

Kvadrat är livsstilsbolaget med visionen att göra sina konsulter till världens lyckligaste yrkesmänniskor

Dela

5 tips till agila projektledare

cover

Under många år baserades arbetet kring IT-utveckling på olika metoder inom den så kallade Vattenfallsmodellen. Metoden går ut på att man, likt ett vattenfall, ser framstegen som ett flöde genom projektets olika faser. Men under 90-talet växte en önskan om en mer lättillgänglig och flexibel metod fram, och ur detta behov började det agila arbetssättet ta form.

Precis som namnet agile antyder, är arbetssättet flexibelt och utformat för att röra sig fort framåt och effektivare nå resultat. Det som framförallt är utmärkande för Agila projekt är att de har ett mer pragmatiskt, personberoende och flexibelt angreppssätt där fokus flyttas från processer till individer som kan omvandla önskemål till fungerande produkter på ett inkrementellt sätt. Arbetssättet har växt sig populär världen över och har under de senaste åren även spritt sig till områden utanför IT-branschen. Att arbeta agilt kräver en transparens, öppen kommunikation och ställer därför höga krav på samtliga inblandade – och framförallt på den som leder projektet.

Morín Saaveda har 15 års erfarenhet av att leda, utreda och leverera IT-lösningar från idé till genomförande i Sverige och utomlands. Under sina många år inom IT-branschen har Morín följt den agila metodens utveckling och här delar hon med sig av sina bästa tips på hur du lyckas i din roll som projektledare i agila team.

1. Tavla med aktiviteter
Använd en tavla för att visualisera pågående aktiviteter och hur processen för en aktivitet ser ut. Detta underlättar den gemensamma planeringen, uppföljningen och det kontinuerliga förbättringsarbetet. Kanban är en metod som lämpar sig bra när det förekommer många icke-planerbara aktiviteter och saker som ändras under tidens gång. Scrum är däremot ett bra sätt att fördela arbetsuppgifter i sprintar med fokus på levererad affärsnytta.

2. Produktbacklogg
I ett projekt brukar kravbilden ändras över tiden. En backlogg är en levande och prioriterad lista med alla önskemål om förändringar av produkten. Detta innebär att önskemål som är aktuella vid projektets start kan falla bort om de prioriteras ned under projektets gång och nya önskemål kan läggas till. Produktägaren tar emot, hanterar och prioriterar önskemål om tillägg och ändringar för produkten.

3. Dagligt statusmöte
Håll ett kort dagligt statusmöte med teamet för att stämma av progress och hinder. På så sätt kan arbetet prioriteras och planer uppdateras för att maximera chanserna att uppnå målet. Scrum är ett bra alternativ för detta och här använder man sig av tre frågor:
1. Vad har jag gjort sedan igår?
2. Vad ska jag åstadkomma till imorgon?
3. Vad hindrar mig?

4. Retrospektiv
Avsätt regelbunden tid för att teamet ska göra en tillbakablick på det som har skett, med fokus på arbetsmetoder och grupputveckling. Tanken är att arbeta tillsammans för att lära av tiden som har gått, identifiera förbättringar i arbetssättet och välja ut max tre saker som kan åtgärdas inför kommande period.

5. Teambuilding
Eftersom det är snäva svängar när man arbetar agilt är det viktigt att man är bekväm med varandra i teamet. Med enkla knep kan teamkänslan skapas och utvecklas över tiden. Några exempel är samlokalisering, dagligt statusmöte, gemensam lunch eller fika minst en gång i veckan och då helt utan jobbsnack. Ha After Work för att fira segrar, workshops med ice breakers eller energizers och se till att ni skrattar ihop och att alla vågar bjuda på dig själv.

Avslutningsvis
Det jag tycker om, och anser är den främsta styrkan med ett agilt arbetssätt, är att du kan anpassa projektet till förändrade krav istället för att följa en bestämd plan. Kunden upptäcker ofta sina behov med hjälp av upprepade leveranser, tester och förbättringar av produkten. Det jag tycker man bör vara medveten om – och som jag tror att många glömmer – är att det agila arbetssättet kan medföra svårigheter att bedöma och planera tidsåtgång för den färdiga produkten. Med ständigt nya krav ökar också utvecklingstiden. Därför är det viktigt att kunna prioritera och klassificera för att leverera det som är viktigast för kunden just nu. Risken är annars att projektet drar ut på tiden och att alla funktioner inte blir färdiga till den skarpa lanseringen.

Innan du går in i ett projekt är det därför viktigt att överväga vilket arbetssätt som är mest lämpat för just det projektet. Det agila arbetssättet fungerar bäst i en föränderlig miljö där det är svårt att förutse framtiden. Står du däremot inför ett projekt som behöver planeras in i minsta detalj eller där förändringar i planeringen är dyra och omständliga skulle jag inte rekommendera det agila arbetssättet.

Tack så mycket Morín! Är du mer nyfiken på Kvadrat? Här kan du läsa om hur du också kan bli världens lyckligaste yrkesmänniska!


morinMorín har 15 års erfarenhet av att leda, utreda och leverera IT-lösningar från idé till genomförande, både i projekt och förvaltning. Hon har arbetat i alla projektfaser enligt Vattenfallsmodellen och Agila metoder, i Sverige, utomlands och med distribuerade team. Hennes omfattande branscherfarenhet och utbildningsbakgrund, tillsammans med hennes känsla för struktur gör att hon på ett effektivt och lyckat sätt driver projekt och uppgifter mot utsatta mål.