Är din robot arbetslös − eller 8 760 anledningar att skaffa en robot

Hej Janis, Peter och Jan! RPA är ett stort och hett område, var ska vi börja?

Janis: Det är inte så många som tänker på hur många timmar finns tillgängliga under ett helt år. Börjar du i den änden får du ett helt annat business case än om du tänker "automatisera en ekonomiprocess som tar tre timmar i veckan". Det kan vara svårt att räkna hem investeringar i mjukvara, hårdvara och implementering, men om man utgår från lite större skala högre nivå blir det en annan femma. 

En robot har en tillgänglighet och en kapacitet som är sex gånger större än en människas i snitt. En människa i Sverige jobbar ungefär 1 400 timmar om året om man räknar bort semestrar och sjukdom - en robot kan arbeta 8 760 timmar.

Peter: Jag har bakgrund som utvecklare och det som ofta slår mig är att man med RPA så otroligt snabbt kan visa upp resultat för sin kund. När det gäller vanlig systemutveckling kan det ta lång tid innan det finns något att leverera. RPA väcker en oerhörd innovationskraft, det går att komma långt på kort tid, det är verkligen en aha-upplevelse för kunderna och är jättekul att jobba med. Verksamheten får snabbt tillgång till en väldigt effektiv medarbetare som kan göra det tråkiga jobbet − och ofta utan att arbetsprocesser eller system behöver ändras.

Hur ska man se på det här med att man ersätter manuellt arbete?

Janis: Jag tycker inte man ska se det som att man ersätter arbete utan snarare att man tar bort tråkiga saker så att folk får tid att göra saker som tillför värde istället. RPA beskrivs ofta som en "white collar revolution," en sorts industriell revolution fast för kontorsarbete. Det finns många möjligheter för RPA, till exempel när man jobbar med rapportering, där många sitter och kör copy/paste från ett system till ett annat, eller återkommande gör olika typer av ekonomiska beräkningar. Ofta utförs de uppgifter som RPA kan hjälpa till med av medarbetare som kostar ganska mycket per timme.

I ett större perspektiv kan man säga att RPA kanske är den sista riktigt lågt hängande frukten när det kommer till optimering och effektivisering. Det finns otroligt mycket som går att automatisera på kontor runtom i världen. RPA är lite som att hitta på symaskinen eller vävmaskinen för första gången på 1800-talet. I Manchester i England kunde de öka sin produktivitet med 2 000 procent. Denna effektivisering har ännu inte nått våra kontor.

Finns det många arbetslösa robotar?

Janis: Jag gjorde en ganska stor marknadsgenomlysning förra året. Jag har jobbat med att sälja RPA och därför gått in i en massa kundcase. RPA är lite av ett buzzword och många har det på sin att göra-lista. Ekonomichefen sitter på flygplan och läser i SAS Inflight Magazine att RPA är jättehot − och så går han hem säger till sin vice ekonomichef "det här måste vi göra". Och så görs någonting bara för att det är digitalt och sen så gör man inget mer.

Man saknar egentligen vision och insikt och ser inte potentialen. Orsakerna kan variera, men de flesta robotar jag kommit i kontakt med har outnyttjad kapacitet.

Hur lätt är det att lägga på ytterligare processer på en befintlig robot?

Peter: Det kan vara allt från jätteenkelt till jättesvårt - men ofta är det lätt att få den att göra en arbetsuppgift till i ett system där den redan utför uppgifter. Det som kan ta tid är att sätta upp kopplingen till ett eller flera system första gången. Med kopplingen på plats det går väldigt fort att öka på med flera processer i samma system. Så det är liten utvecklingskostnad att införa ytterligare en process i samma system.

Men RPA kan väl utnyttjas för att utföra uppgifter i många olika system?

Janis: I dagsläget försöker de flesta skaffa robotar som inte är bundna utan kan prata med alla system. Inte sällan kan det handla om att frigöra inlåst data. I företag som är mer än 20 år gamla finns ofta gamla tunga arkitekturer och applikationer som kanske inte är lämpade för att prata med moderna html- eller XML-baserade, API-drivna system. De gamla systemen gör sitt jobb men man kommer inte åt informationen, så man kan blanda eller berika den med information från andra affärssystem. Detta är ofta en oerhört stor begränsning

En fristående robot med access till ett flertal system kan öppna upp massor av nya möjligheter?

Janis: Ja det skulle jag säga. Det finns väl någon begränsning någonstans men hittills har inte jag stött på att det inte går att lösa. Den här tekniken började ju egentligen med något som heter skärmskrapning. Man läser och lyfter data direkt från skärmen. Det är en anledning till att RPA har haft lite dåligt rykte, för det var inte ett helt stabilt sätt att jobba på. Men har du inget annat val över huvud taget än att plocka ut information på det sättet så kan det i vissa fall ändå vara revolutionerande att komma åt inlåst data på det sättet - om inte annat bara för att en gång överföra datan till ett annat system där den går att använda

Peter: Robotar kan leverera ifrån sig data på samma sätt som en medarbetare. Den kan exempelvis skapa en Excel-fil och mejla iväg den. Men den kan även stoppa in data i ett data warehouse eller skriva rätt in i en databas. Roboten kan till och med chatta via Teams och berätta att rapporten är klar och skicka en länk till där den ligger på Sharepoint. Den kan prata med oss, med databasen och lämna ifrån sig data via API.

Var placerar man roboten, på en egen server eller i molnet?

Janis: Bra fråga, det finns ju olika leveransmodeller för mjukvara. Dels licensierade programvaror som oftast installeras på en server precis som vilken annan mjukvara som helst och jobbar mot en klientmaskin någonstans. Kunder som inte vill jobba med infrastrukturen kan gå på en hybridlösning där roboten köps som en tjänst och accessas via en portal − eller rena cloudlösningar där du accessar roboten i molnet från en arbetsstation inne i ditt nätverk. Då sker beräkningar och annat i molnet i stället för på en maskin i din miljö. Många lösningar har visuellt interface som hjälper en business-användare att skapa och konfigurera processer som i sin tur skapar kod.

Hur ska man tänka kring säkerhet och RPA?

Peter: Det kan man ju göra på lite olika sätt. Flera av leverantörerna erbjuder sig att köpa programvaran och installera det på en server som står i ditt nätverk och då är det ju lika säkert som dina andra servrar i ditt nätverk. Går du på en molnlösning har de flesta en ISO 27.000 1-certifiering, så tekniken i sig är säker. Sen gäller det för den som implementerar att följa guidelines och liknande för att man ska bibehålla säkerheten.

Hur är det med GDPR, lagring i Europa och så vidare?

Peter: Alla stora leverantörer som vi har tittat på kan köra RPA på moln i Europa.

Janis: Det finns en annan aspekt att när man pratar robot, det är att man helt plötsligt är inne i människoliknande områden. Det finns exempelvis debatt om att robotar fattar beslut, ska de kunna ta beslut om ditt liv och baserat på vad då? Lunds kommun och Malmö kommun vill att robotar ska få fatta beslut om till exempel socialkostnader och arbetslöshetsersättning. Vissa menar att det kan ses som rättsliga processer och tycker det blir fel om robotar ska fatta besluten.

Det är viktigt att tänka på GDPR även när man arbetar med robotar, kan roboten se någonting som den inte ska se och fundera över vad den kan göra med det. Det gäller att bygga så att säkerheten bibehålls och även beakta att roboten alltid byggs av någon som har tillgång till information via roboten. Den som sätter upp roboten får access till en robot som har access till information. Har jag ett lösenord som ger mig access till en robot som kan komma åt dina privata detaljer, då är det ett GDPR-problem.

Det låter som ett svårlöst problem?

Janis: Det kan lösas genom att roboten själv skapar sitt eget lösenord. När den sen behöver servas tappar den all access till informationen. För att kontrollera att roboten gör rätt kan den till exempel monitoreras genom inspelningar av skärmbilder. Hanterar den känslig information så spelas allt in så att det alltid finns ett visuellt record av vad roboten har gjort. Har något gått fel går det att följa upp.

Janne - berätta om dina spaningar på marknaden!

Janne: Det senaste årets pandemi har verkligen gjort att digitaliseringen accelererat och drivit på i många IT- och digitaliseringsfrågor. RPA har som sagt varit ett buzzword de senaste åren och under sista halvåret är det ännu fler kunder som har fått upp ögonen för möjligheterna med RPA. Speciellt i medelstora och stora företag finns tankar kring att här har vi en möjlighet att bibehålla marknadsandelar, öka vinsten och se till att vi får driv i våra repetitiva och administrativa processer. Med RPA behöver företagen inte gå in och göra stora organisationsförändringar eller kulturella förändringar, men har ändå möjlighet till stora vinster. Tittar man på olika branscher skulle jag säga att det inte finns någon bransch som inte skulle ha stor nytta av RPA.

Ett jätteviktigt budskap från oss är att vi inte bara ska sälja en lösning en gång, utan se till att lösningen förvaltas så att den levererar full nytta. Där tror jag vi har en resa att göra, för det är så lätt att tycka att "nu har vi genomfört detta, det fungerar fint och vi tjänar 50 tusen om året". Men jag tycker att man skall ha högre ambitioner än så. Vi vill paketera en långsiktig hållbar lösning som hela tiden kontinuerligt utvecklar och driver företaget med hjälp av den här typen av teknologi. Det första steget för att komma igång är en workshop med Janis och Peter. Har man den höjden och mognaden blir det en relativt enkel resa.

Var börjar man titta efter möjligheter om man vill jobba med RPA?

Janis: Att sätta upp RPA är en process men den är markant snabbare än en traditionellt IT-projekt och man får praktiska resultat mycket snabbare. Vi vill snabbt få till en POC (proof of concept) hos våra kunder så att vi kan visa på möjligheterna. Sen handlar det om att få in konceptet i en större plan. En gyllene regel är att inte gå på den största och tyngsta processen först utan välja den process som är den största flaskhalsen. Vilka 20 procent kan jag fokusera på för att få 80 procent av vinsten?

Här är verksamheten ofta i förarsätet och kan se var de största vinsterna finns. De kan även vara med och påverka mer än i ett vanligt IT-projekt. Det finns många historier om RPA som dykt upp utan att IT-chefen vetat om det. Kan du som ansvarig för en verksamhet skapa ett användarnamn och lösenord kan du drifta en robot. Detta är i stort sett första gången som verksamheten själva kan driva på utan hjälp av IT.

Tack ska ni ha för ett långt och uttömmande samtal i detta intressanta ämne!

Är du intresserad av vad Kvadrat kan göra för dig? Läs mer här.