Förändringsarbete när det är som bäst skapar värde för alla parter

Projektledaren och verksamhetsutvecklaren Therese Vassila är ny på Kvadrat Örebro och hon brinner för att utveckla verksamheter och göra de mer effektiva. Hon menar att man alltid kan göra saker bättre – något som både skapar ett kontinuerligt engagemang och en hållbar implementering. Välkommen till Kvadrat, Therese!

Hej Therese! Vem är du?
– Jag kommer ursprungligen från Örebro där jag nu också är tillbaka sedan ett antal år efter studier i Göteborg och USA. Jag är tvåbarnsmamma med en stor reslust, vilket brukar resultera i ett par längre familjeresor per år. Oftast reser vi till USA eftersom vi tycker om den generösa och öppna kulturen. Jag uppskattar ett högt tempo, både i mitt arbetsliv och i mitt privatliv, men hittar avkoppling i trädgårdsarbete och matlagning. Jag är också vetgirig och tycker om att hela tiden skaffa mig ny kunskap inom olika områden.

Yrkesmässigt så är jag utbildad arkivarie och har jobbat brett med ärende- och dokumenthanteringsfrågor – ofta i gränssnittet mellan verksamhet och IT. Jag har haft många olika roller; allt från sakkunnig, till projektledare i olika införandeprojekt.

Vad är det bästa med verksamhetsutveckling och vilka är dina bästa tips när det kommer till att stötta verksamheter i förändring?
– Det här skulle jag kunna prata om hur länge som helst, men för att sammanfatta det så skulle jag säga att jag älskar den omväxling som det innebär att få jobba med skilda verksamheter och att, tillsammans med de som kan verksamheten bäst, arbeta fram och implementera nya arbetssätt, system och metoder.

Förändringsarbete när det är som bäst skapar värde för alla parter. Det kan göra processer mer effektiva och därmed arbetet mer lustfyllt. Det kan spara pengar och det kan föra människor samman när alla arbetar mot ett gemensamt mål. Den kreativitet som uppstår när människor gör saker tillsammans är fantastisk.

För att lyckas med en förändring så är det viktigt att genuint förstå behovet och här genomgår man ofta flera steg där bilden av vad som behöver göras blir allt klarare. Därefter är det viktigt att försäkra sig om att alla har samma bild av vad som behöver göras så att man arbetar mot samma mål. När man är överens om vad som ska göras och varför, så är det dags att dra igång arbetet vilket oftast innebär både med- och motgångar. Här får man inte vara alltför rädd för motgångarna och tolka de som misslyckanden, utan istället se dem som viktiga lärdomar som för förändringen framåt. Det är också viktigt att man vågar göra justeringar under processens gång, i de fall som interna eller externa förutsättningar förändras – där är det annars lätt att gå fel. Hela processen kräver lyhördhet, något som är lite av nyckeln för ett lyckat resultat.

Slutligen så är det viktig att skapa en arbetsmiljö där idéer och synpunkter välkomnas.

Du har arbetat agilt samt med förändringsledning enligt Lean-metodik. Vad innebär det för dig och de verksamheter du jobbar med?
– Att jobba agilt har kommit att bli mer och mer självklart, men när det kommer till projektarbete så förekommer fortfarande en hel del vattenfall. Förklarar man fördelen med agilt införande, så är min erfarenhet dock att de flesta styrgrupper inser att det ofta resulterar i ett bättre och mjukare införande, med i slutändan färre restpunkter. För projektdeltagarna innebär det också en känsla av att något faktiskt levereras under projektets gång, vilket brukar höja engagemanget väsentligt.

När det gäller Lean-metodiken så handlar det om att förändra i små steg, där medarbetarna är nyckeln till förändring. Utgångspunkten är också att det alltid går att bli bättre, vilket skapar ett kontinuerligt engagemang och en hållbar implementering. Min erfarenhet är att man inte ska krångla till det för mycket genom att införa alla metoder på en gång, utan istället utgå från den specifika verksamhetens behov.

Min erfarenhet är att man inte ska krångla till det för mycket genom att införa alla metoder på en gång, utan istället utgå från den specifika verksamhetens behov.

Du har jobbat en hel del med den nya dataskyddsförordningen, GDPR. Vad behöver man tänka på när förbereder sin organisation för de nya reglerna?
– Det första rådet är att prioritera arbetet utifrån vad som är syftet med den nya förordningen. Syftet är framförallt att värna om den personliga integriteten och enogenomtänkt hantering av personuppgifter i det dagliga arbetet utgör den största risken för att uppgifter ska hamna fel. Börja därför med att förändra attityder och beteenden genom en medveten förändringsledning och utbildning av personalen.

Du är ny på Kvadrat Örebro. Hur gick det till när du blev egenföretagare, och hur hittade du till Kvadrat?
– Jag har under mitt yrkesliv haft många olika anställningar och ofta anställts av organisationer inför olika typer av förändringar. Jag har i och med detta insett att konsultrollen nog passar mig väldigt bra eftersom jag välkomnar förändringar och har öga för vad som behöver göras. Jag är engagerad och driven och är van att jobba med ett utifrån-och-in-perspektiv.

Kvadrat känns som en jättebra grund att stå på eftersom det finns oerhört mycket samlad kompetens inom olika områden. På Kvadrat får man också frihet att ta de uppdrag som passar en i den omfattning man har möjlighet till, vilket skapar balans i livet.

Tack så mycket Therese!