Petra är en engagerad förändrings- och projektledare med sinne för ordning och reda. Hon drivs av att strukturera och förenkla, och att omvandla behov till enkla, tydliga och användbara lösningar, allra helst genom att använda Microsoft365. Med nyfikenhet och engagemang driver hon förändring på ett lyhört, tydligt och kommunikativt sätt. Petra trivs i gränslandet mellan teknik och organisation, och kan prata med både IT-avdelningar, ledningsgrupper och fältpersonal.
Om Petra
Petra är en positiv, nyfiken, analytisk och engagerad person, och trivs bra i en koordinerande och drivande roll.
Petras CV
Akademiska hus
M365 Governance
2024 -
Organisationens Teams-miljö innehöll många oanvända, duplicerade och ägarlösa team. Det gjorde det svårt för medarbetarna att hitta rätt information och skapade frustration och onödig tidsåtgång. Det fanns ett tydligt behov av att skapa mer struktur och en hållbar hantering av M365-plattformen.
Roll Tillsammans med kollegor i M365-teamet tog Petra fram en förvaltningsmodell för Teams med syftet att skapa en hållbar M365-miljö. Petra hade därefter ansvar för att driva förändringen i organisationen, genom att stötta medarbetare i att tillämpa och efterleva den nya strukturen genom hela livscykeln – från skapande till förvaltning och avveckling av team.
Metodik och Teknik Med hjälp av verktyget Orchestry kunde Petra fått en bra överblick över statusen i Teams-miljön och kunnat identifiera vilka team som behövde åtgärdas. Genom att använda migreringsverktyget ShareGate kunde hon erbjuda teamägare flytt av relevant innehåll till rätt team och samtidigt avsluta inaktiva eller överflödiga team.
Nytta och Resultat Även om arbetet fortfarande pågår har det redan gett positiva resultat. Antalet team har börjat minska, vilket har gjort miljön mer organiserad och lättare att navigera. Samtidigt har medvetenheten om vikten av struktur ökat i organisationen, vilket skapar en bra grund för att fortsätta utveckla en hållbar och effektiv förvaltning.
Malmö stad
Utbildare M365
2024 - 2024
Övergripande Malmö stads HR-avdelning hade behov av att höja kompetensnivån inom den digitala arbetsplatsen för sina medarbetare. Syftet var en ökad och gemensam kompetens inom M365 i syfte att jobba mer effektivt.
Roll Petra planerade, strukturerade och genomförde utbildningarna.
Metodik och Teknik Malmö stad hade gjort ett bra förarbete i hur de ville använda verktygen i M365, och utifrån det tog Petra fram ett utbildningsmaterial vilket löpande stämdes av med kundens arbetsgrupp. Steg 1 av utbildningarna omfattade Teams, Outlook, OneDrive och SharePoint, och steg två Excel, Planner, OneNote och PowerPoint. Utbildningarna spelades in för att kunna användas i bland annat onboarding av nya medarbetare.
Resultat Projektet ledde till att medarbetarna fick en gemensam och högre kompetensnivå. Genom fokuseringen på ett effektivt arbetssätt fick medarbetarna en förståelse för varför förändringen är viktig och vad de får för nytta av att ändra arbetssätt.
Akademiska hus
Projekt- och förändringsledare
2023 -
Akademiska hus har arbetat med Teams och M365 i några år, men behövde hjälp att öka medarbetarnas kompetens samt strukturera användningen.
Roll Petra har rollen som projekt- och förändringsledare med uppdrag att höja kompetensen inom Teams och M365.
Metodik/Teknik Petra har hållit över 30 utbildningar där huvudfokus var effektiv samarbete i Teams, men där även SharePoint, Planner och To Do ingick. Parallellt byggde Petra upp en kunskapsdatabas i SharePoint där medarbetarna själva kunde söka svar och fördjupa sina kunskaper. För att stötta den geografiskt utspridda organisationen skapade Petra ett ambassadörsnätverk med deltagare från hela landet. Syftet var att ge ambassadörerna extra utbildning för att kunna stötta verksamheten, få input från verksamheten samt dela med sig av goda exempel.
Nytta/Resultat En ökad kompetensnivå i organisationen, samt ett mer enhetligt arbetssätt där man tar tillvara på potentialen i M365.
Västra Götalands-regionen
Delprojektledare Power Platform
2023 - 2023
Västra Götalands-regionen införde Power Platform, en Microsoft-plattform för att skapa appar och automatiserade flöden. Projektets mål var att dels möjliggöra för den enskilde användaren att skapa egna lösningar, dels se på en central leveransmodell där organisationen skulle kunna beställa central utveckling. I projektet ingår även att hantera ett antal piloter för att testa både utveckling på plattformen samt flödet från önskemål till leverans.
Roll I projektet hade Petra dels rollen som delprojektledare för delprojekt pilotutveckling, dels en mer generell roll att stötta i projektets förändringsledning.
Metodik/Teknik Petra var ansvarig för kontakten med representanterna för piloterna, där hon tillsammans med en utvecklare diskuterade behov och realisering. Hon bidrog också med att förklara plattformens möjligheter och begränsningar i organisationen.
Nytta/Resultat Genom lång erfarenhet av att arbeta i gränslandet mellan IT-avdelning och verksamhet kan Petra förstå tekniken och göra den förståelig för den vanliga användaren.
Västra Götalands-regionen
Förändringsledare Microsoft Teams
2022 - 2023
Västra Götalands-regionen hade möjliggjort för förvaltningarna att jobba med team i Microsoft Teams. Användandet var dock lågt varför man behövde stöttning gällande förändringen.
Roll Petra hade rollen som förändringsledare med uppdrag att stötta en ökad användning av Teams.
Metodik/Teknik Införandet drevs i nära samarbete med respektive förvaltning, där Petra stöttade med både erfarenhet om hur man driver förändring, kunskap om hur man strukturerar information samt hjälp av val av tekniker/appar inom Microsoft 365. I en komplex organisation som VGR måste hänsyn tas till respektive förvaltnings förutsättningar, och alltid förhålla sig till regionens krav på riktlinjer och rutiner för informationshantering. För att kunna sprida nyheter och möjliggöra ett erfarenhetsutbyte inom regionen skapade Petra ett nätverk med representanter från de olika förvaltningarna. Detta blev ett bra forum för att diskutera frågeställning och utmaningar samt att dela med sig av goda exempel.
Nytta/Resultat En ökad kompetensnivå i organisationen om fördelarna med Teams och hur det kan användas för att öka samarbetet för en grupp. Nätverket med medlemmar från de olika förvaltningarna har fortlevt efter uppdragets slut.
Infratek Sverige
Projektledare uppdatering ledningssystem
2022 - 2022
Beskrivning Projektledare för en grundlig genomgång och uppdatering av ledningssystemet för Infratek Sverige. Infratek (under varumärket Omexom) är ett entreprenörsföretag i elbranschen och arbetar med byggnation och underhåll av elnät. Infratek Sverige har ca 400 anställda och är en del av VINCI Energies, ett globalt företag med 80 000 anställda i över 56 länder. VINCI Energies stod för IT-infrastrukturen, vilket innebar ett tätt samarbete. Petra ingick i ett europeiskt nätverk som utbytte erfarenheter gällande Microsoft 365.
Roll Som projektledare var Petra ansvarig för planering och genomförande. Hon samordnade processägarnas arbete, rapporterade till styrgrupp samt planerade kommunikation. Hon var också tekniskt stöd gällande ledningssystemet byggt i SharePoint.
Metodik/Teknik En ordentlig revision av alla processer för att uppfylla kraven från organisationen, ägarna och ISO-standarderna.
Nytta/Resultat Uppdaterade och användbara processer som kommer stödja organisationen på ett bättre sätt. För att komma i mål behövdes en tydlig och drivande projektledare, och för att säkerställa detta drev Petra detta projekt på konsultbasis även efter hon avslutat sin anställning på Infratek.
Infratek Sverige
Förändringsledare SharePoint
2021 - 2022
Beskrivning Strukturering av interna IT-processer med hjälp av standardprodukter i Microsoft365.
Roll Petra har på ett självständigt sätt och i dialog med nyckelpersoner inom organisationen tagit fram lösningar där hon bland annat ersatt ett externt system för kalibrering av verktyg, strukturerat on- och off boarding-processerna, tydliggjort ägarskap och instruktioner för alla IT-system, ersatt en databas för inspektionsprotokoll, skapat en hantering av kursanmälningar samt skapat en serviceportal för interna beställning av IT-relaterade produkter och tjänster.
Metodik/Teknik Allt är byggt med standardprodukter från Microsoft365 så som Forms, Power Automate och SharePoint.
Nytta/Resultat Organisationen har fått en strukturerad hantering av ovan nämnda områden, med ett tydligt överlämnat ägarskap samt en hantering av personuppgifter som följer GDPR.
Infratek Sverige
Projektledare samt Dataskyddsombud
2020 - 2022
Beskrivning Som många andra organisationer gjordes ett arbete 2018 när GDPR infördes, för att efter det hamnat lägre i prioritet.
Roll Petra fick i november 2020 rollen som Dataskyddsombud. För att komma på banan med dataskyddsarbetet drevs arbetet under det första året i projektform, men projektet lämnades över och Petra kunde ta den granskande och stöttande roll som ett datasskyddsombud ska ha.
Metodik/Teknik Ett system för att hantera personuppgiftsbehandlingar, Draftit Privacy, infördes och kartläggning av organisationen behandlingar genomfördes. Petra gick parallellt en utbildning för att själv lära sig GDPR, och blev genom det certifierat dataskyddsombud. Att följa GDPR innebär att alla anställda måste förstå innebörden, så en viktig del av projektet var att genomföra utbildningar i organisationen.
Nytta/Resultat Från att ha varit ett eftersatt område fick alla i organisationen en medvetenhet om vad GDPR innebär och hur personuppgifter ska hanteras för att uppfylla lagstiftningen. Kompletterat med ett antal styrande dokument, personuppgiftsbiträdesavtal med relevanta parter, ett register för personuppgiftsbehandlingar samt ett årshjul för att vidmakthålla arbetet kunde lagstiftningen uppfyllas, både på kort och lång sikt.
Infratek Sverige
Förvaltningsorganisation ERP
2020 - 2022
Beskrivning Efter införande av ett nytt ERP-system behövdes en förvaltningsorganisation för att på ett strukturerat sätt samordna och driva frågor, utvecklingsförslag och hantera nya releaser. Detta gjordes genom ett förvaltningsforum bestående av Business Experts/modulägare, och som var navet mellan de lokala superuser-grupperna i organisationen och koncernens SAP-team i Frankrike.
Roll Petra deltog i att arbeta fram och etablera förvaltningsorganisationen och var den som sedan driver det.
Metodik/Teknik Regelbundna möten hölls med modulägarna där uppgiftshantering och dokumentering gjordes i Microsoft Planner.
Nytta/Resultat Ett strukturerat sätt att driva alla frågor som rörde ERP-systemet. Andra bolag inom koncernen visade intresse för detta sätt att arbeta och startade motsvarande förvaltningsforum.
Infratek Sverige
Projektledare dokumenthanteringssystem
2019 - 2021
Införande av nytt dokumenthanteringssystem baserat på SharePoint. Projektet sträckte sig från specificering av krav till utbildning samt etablering av en förvaltnings-/superuserorganisation.
Roll Som projektledare var Petra ansvarig för införandet i den svenska organisationen. Hon stöttade även de norska och finska organisationerna i deras införande av samma system.
Metodik/Teknik Som projektstyrningsmodell användes ITIL. Kraven samlades in med hjälp av workshops med deltagare med olika behov av dokumenthantering. Valt system var Sharepoint-baserat med en integration till SAP. Projektet drevs med ett agilt tankesätt där införandet skedde i nära samarbete med respektive avdelning, där projektet stöttade samt utbildade superusers. Befintliga dokument migrerades från fileshare, både manuellt och med hjälp av ShareGate.
Nytta/Resultat Att gå från fileshare till en molnlösning ger en ökad mobilitet, vilket ger ett stort värde, framför allt för en organisation med mycket fältpersonal. Ett agilt arbetssätt gjorde att projektet löpte på bra trots liten bemanning. För att säkerställa en kontinuerlig förvaltning av systemet etablerades en förvaltningsorganisation där Petra även efter projektet deltog som tekniskt stöd.
Infratek Sverige
Projektledare nytt intranät
2019 - 2020
Införande av ett nytt intranät för Infratek Sveriges 400 anställda.
Roll Som projektledare arbetade Petra tätt med Kommunikationschefen samt övriga supportfunktioner för att ta fram den svenska delen av intranätet. Hon arbetade också aktivt i projektet och skapade själv många av de SharePoint-sidor som behövdes.
Metodik/Teknik Intranätet är uppbyggt i SharePoint Online. Till viss del gjordes detta genom migrering av tidigare innehåll i SharePoint, men det mesta innehållet togs fram från början. Projektet innebar många intressenter med olika viljor där samordning av dessa var en väsentlig del.
Nytta/Resultat Ett välstrukturerat intranät med en enhetlig layout och där information är lätt att hitta. Det utvecklades fortsättningsvis med nya funktioner (se under Förändringsledare SharePoint 2021). Petra stöttade kontinuerligt organisationen med tekniskt stöd gällande SharePoint även efter projektets slut.
Infratek ASA
Projektledare införande Microsoft 365
2019 - 2020
Beskrivning Infratek ASA är en nordisk koncern med ca 800 anställda i Sverige, Norge och Finland. Projektet innebar Införandet av Microsoft 365 i koncernen, med fokus på Teams och OneDrive.
Roll Projektledare för ett team på 5 personer. Omfattningen var planering, kommunikation, migrering samt utbildning. Petra höll fortlöpande interna utbildningar i framför allt Teams och SharePoint även efter projektets avslut.
Metodik/Teknik Som projektstyrningsmodell användes ITIL. Dokument migrerades från befintlig on-prem SharePoint till Microsoft 365.
Nytta/Resultat Att gå från on-prem till en molnlösning ger en ökad mobilitet, vilket ger ett stort värde. Samtidigt innebär det ett förändrat arbetssätt och ett stort behov av utbildning, något som var en viktig del av projektet.
Infratek ASA
Projektledare uppdatering ledningssystem
2016 - 2017
Beskrivning En total genomgång och uppdatering av ledningssystemet för Sverige, Norge och Finland.
Roll Som projektledare var Petra ansvarig för planering och införande. En stor del av arbetet bestod i att samordnad processägarna för att enas om processer på nordisk nivå. Även samarbete med systemleverantören, planering av kommunikation och utbildning ingick. Allt arbete gjordes i tätt samarbetade med koncernens kvalitetschef.
Metodik/Teknik En extern programvara/portal för ledningssystem användes, byggd i SharePoint.
Nytta/Resultat Ett mer grafiskt och därigenom mer pedagogiskt ledningssystem, som är mer lättillgängligt för organisationen.
0001 -
0001 -
Petras kompetensområden
Kompetenser
SharePoint Online, Ledningssystem, MS Sharepoint, MS Office, Office 365
