Projektledaren Jan Karström: Så får du dina medarbetare att prestera bättre
Att som organisation ha en god arbetsmiljö är inte bara en skyldighet, utan det är också otroligt gynnande för affärerna och för att ett företag ska kunna bli framgångsrikt. När människor känner sig uppmuntrade, accepterade och nöjda blir de också mer motiverade och presterar bättre. Men hur går man, som ledare, tillväga för att skapa ett bra arbetsklimat? Och hur leder man ett projekt till resultat? Projektledaren och före detta serietecknaren Jan Karström ger tips och råd på hur du får din organisation att jobba mot samma mål.
Hej Jan! Berätta lite om dig själv – vem är du?
– Jag bor i en villa i Sjöbo med stor härlig tomt i centrum alldeles vid den kända marknadsplatsen. Min sambo Marita är mellanstadielärare i Köpingebro och tillsammans har vi våra tre barn Eli, Joar och Freja. Som ung spelade jag fotboll, handboll och utövade friidrott, men jag fick tidigt en knäskada som stoppade mig från att vara aktiv. Idag kan jag i och för sig köra på utan boll och har egentligen aldrig slutat med fysisk träning. Jag tycker det är skönt att ta ut sig riktigt hårt och tränar på gym ungefär tre gånger i veckan.
Förutom mitt numera avsomnade ungdomsintresse för djur, så ägnade jag absurda mängder tid på kvällar och nätter åt att teckna när jag var liten. På den tiden trodde släkt och vänner att att jag skulle bli reklamtecknare som vuxen, det var väl bara jag som inte såg den karriärvägen framför mig. Så småningom växte det i alla fall fram lite alster som publicerades. Mest känd är väl ”Black Molly” som gick i tidningen Knasen under tidigt 1990-tal. Jag trodde den var bortglömd, men döm av min förvåning när “Black Molly” dök upp som fråga i TV-programmet ”Vem vet mest” för några år sedan. Uppenbarligen är det någon entusiast som fortfarande läser den…
Historia har alltid intresserat mig och jag lägger gärna upp resor efter historiska resmål och sevärdheter. Tack och lov är Marita också intresserad av samma historia, även om det kanske blivit ett par slagfältsexkursioner för många för att hon ska hålla med fullt ut. Mina pojkar har har ärvt en liten passion för detta. Kanske även lilltjejen till viss del – hon var nog bara fem år när hon kunde känna igen en ”Tiger”-stridsvagn. Vet dock inte om det är bra eller dåligt…
När det kommer till hur jag hamnade på Kvadrat så blev jag tipsad av en kollega som jag träffade på Sony Mobile. Vi hade ett möte med Allan Lidforsen som sådde ett frö av intresse och jag deltog vid ett antal träffar och lärde känna några av de människor som ingår i Kvadrat. Det är en helt fantastisk miljö och ett ovanligt sunt sätt att se på arbete och karriär. Efter ett par år som Friend, gick jag med i februari.
Ett tips är att ta tid med alla medlemmar – ta en kopp kaffe tillsammans, ge en klapp på axeln och visa att personen syns och betyder något.
Idag arbetar du ju som projektledare inom IT-branschen. Hur väcktes ditt intresse för att organisera och leda?
– Det kom osökt – jag hade inte alls tänkt mig den banan. Jag har tidigare haft en dröm om att bli forskare och hade som barn en fascination för att klassificera djur, skriva om dem på min skrivmaskin, teckna av dem och ordna in dem i respektive grupper. Jag startade en förening för unga akvarister där jag var åldermannen med mina 14 år. Föreningen fick både ett stort medlemsantal och kommunalt stöd. Ungefär samtidigt fick jag praoa i två veckor som forskare vid Ekologiska institutionen i Lund med den berömde professorn Staffan Ulfstrand som handledare. Det var en jättekul tid. Senare gick jag biologlinjen i Lund och efter examen fick jag erbjudande om att göra min forskarutbildning vid Institutionen för zoologisk systematik.
Dock hade jag då hunnit blivit lite tveksam över mitt val, men visste inte varför. Med tiden har jag kommit fram till att vurmen för biologi egentligen var ett substitut för min strävan att planera, ordna, styra upp och leverera. I den vevan var det några kompisar som lockade in mig på ett företag som letade olja och gas offshore med hjälp av data från amerikanska satelliter. Kunderna var Exxon, Shell, Statoil och andra stora drakar. Företaget var en offshoot från forskning vid Lunds universitet med riktigt high-tech och avancerad datorgrafik i 3D. Det var nog det roligaste jobb jag haft eftersom jag lärde mig programmera, att konstruera processer och sen projektleda. Jag var fast. Det blev ingen akademisk karriär.
Jag tycker att projektledare i allmänhet bör bli lite tuffare i att ”ta ut laget” för att resultatet ska bli bra.
Hur skapar man, enligt dig, ett bra arbetsklimat för deltagarna i det projekt man arbetar med?
– Ja, för att få ut det mesta av teamet är det ”bara” att skapa en positiv arbetsmiljö. Lite klyschigt, men så är det. När människor känner sig uppmuntrade, accepterade och nöjda, blir de också mer motiverade och presterar bättre. Det tar tid och kraft från dig som ledare, men det kommer alltid att löna sig i förlängningen. Alla måste vara ombord, och känna att de är det. Men det är inte lätt, mycket kan gå fel här.
Ett tips är att ta tid med alla medlemmar – ta en kopp kaffe tillsammans, ge en klapp på axeln och visa att personen syns och betyder något. Sen måste man också lita på att var och en gör sin del och visa att man ger det förtroendet. Alla människor är i grund och botten måna om att göra ett gott arbete och har mycket att bidra med när det gäller nya idéer. Lyssna på dem, ge beröm inför andra men var noga med att ge kritik i enrum. Det låter kanske enkelt, men jag har upplevt förödande brott mot sådana regler.
En viktig sak i sammanhanget är dock att det måste vara rätt person på rätt plats. Att handleda och utbilda resurser i grundläggande kompetens är normalt en linjeaktivitet och inte projektets ansvar. Jag menar, en individ inom ett visst kompentsområde måste förväntas kunna sin del på sina fem fingar. Projektledaren ska tillsätta resurserna, men ibland ser det inte ut så i verkligheten. Ofta får man ett redan bemannat projekt att ta hand om, eller så blir man blir tilldelad resurser som inte kan sin sak, alternativt inte fungerar tillsammans. Jag tycker att projektledare i allmänhet bör bli lite tuffare i att ”ta ut laget” för att resultatet ska bli bra.
Vilka är dina bästa tips när det kommer till att leda ett projekt till resultat och framgång?
1) Projektledning är ett hantverk, inte en exakt vetenskap. Det tar tid att lära sig – somliga lär sig snabbare än andra. Jag vet inte om myten om de 10.000 timmarna för att uppnå expertkompentens stämmer, men det är nog inte helt fel.
2) Många gånger ställs man som projektledare inför alldeles nya problem och hinder. Sådana som inte går att lösa genom att titta i en instruktionsbok. Jag brukar säga att det enda vi vet i början av ett projekt, är att inget kommer att bli som vi tänker oss just då. Det känns ganska tryggt, va? Inte konstigt att agila metoder vuxit fram…
3) En av projektledarens främsta uppgifter är att hantera det oväntade på ett optimalt vis. Det är nog just detta som är det svåraste, alltså att välja väg efter hand och hitta kreativa lösningar bland många möjligheter – samtidigt som man ska uppfylla alla förutfattade mål och tidslinjer.
4) Det är viktigt att komma ihåg att man inte är eller ska vara ensam i att formulera vägen framåt. Det handlar om lagarbete. Blanda in teamet, styrgruppen och stakeholders om det behövs. Genom effektiv kommunikation och samarbete kan man navigera runt problemen. Ofta handlar det om att tänka ”utanför boxen”. Däremot är projektledaren ensam när det gäller beslutet, och det kan vara nog så tufft.
Stort tack, Jan!
