Så skapar du effektiva processer för ökat medarbetarengagemang
Hur gör man för att synliggöra problematik på arbetsplatser? Och vad ska man tänka på för att på bästa sätt skapa effektiva processer som leder till ökat medarbetarengagemang? Verksamhetsutvecklaren Josefin Buraas vet vad som är A och O när det kommer till att involvera alla medarbetare fullt ut, men också vilka fallgropar man bör se upp för under processen.
Att synliggöra behovet av förändring
– Som verksamhetsutvecklare eller ledare är det oerhört viktigt att kunna synliggöra problematik på arbetsplatser och att agera när det krävs en förändring i medarbetares arbetsprocesser. Och för att kunna veta när det verkligen är dags att “ingripa”, så finns det en rad olika tecken att titta efter. Det allra tydligaste tecknet på behov av förändring är när man inte kan leverera det som utlovats till kund. Men då är det ju tyvärr oftast för sent. Om företaget i fråga istället följer upp sina avvikelser så kan man, i ett tidigare skede, upptäcka vad som felar i processen. Och återkommande fel innebär behov av förändring. Ett annat tecken är när det finns frustration eller stress hos medarbetare, eller kanske fler konflikter på arbetsplatsen än tidigare. Har det till och med bildats små-grupperingar som delvis motarbetar varandra? Då behövs det ofta en förändring för att arbeta mer flödesorienterat, det vill säga kundfokuserat, och tvärfunktionellt. Andra tecken på att arbetsprocesser inte fungerar effektivt är när det krävs omarbete, eller när det görs moment som man egentligen inte förstår nyttan med. Det är vanligt att det exempelvis dokumenteras alldeles för mycket, helt i onödan, så där finns ofta mycket tid att hämta. Sen kan det ju också vara yttre omständigheter som tvingar en organisation att se över sitt arbetssätt och till och med sin affärsmodell. Idag krävs det att man är lyhörd för förändrade behov på marknaden och därmed behöver företag också vara mer snabbfotade och flexibla jämfört med tidigare. Detta om man ska ha en chans att hänga med sina konkurrenter eller ligga i framkant, till exempel genom en ökad digitalisering.
Det handlar väldigt sällan om att medarbetarna gör fel och det är väldigt viktigt att också kommunicera det i en förändringsprocess.
Kommunikation är A och O
– Det handlar väldigt sällan om att medarbetarna gör fel och det är väldigt viktigt att också kommunicera det i en förändringsprocess. I de allra flesta fall beror behovet av en förändring på bristen av helhetssyn eller ändrade förutsättningar. När jag arbetar med att förbättra processer tillsammans med mina kunder är syftet att göra det bättre för både medarbetare och för slutkunden. Om förändringen är ”påtvingad” och effektivisering innebär minskning av personal, är det A och O att kommunicera syftet och skapa en ”sense of urgency”. Varje medarbetare som är med i processen behöver förstå varför förändringen görs och vad det betyder för just dem. Först då är majoriteten redo att bidra. När denna typ av förändringar är nödvändiga är det också viktigt att verkligen ändra arbetsprocesserna, alltså att det tas bort lika många uppgifter som det läggs till för de medarbetare som är kvar. För det är ju inte så att medarbetare innan förändringen är sysslolösa. Däremot kanske de gör fel saker utifrån nya förutsättningar eller på grund av bristande helhetssyn och ”flödestänk”.
Alla behöver förstå sitt varför!
Fallgropar att se upp för
– När man arbetar med implementering och utredning av medarbetarnas arbetsprocesser så bör man se upp för en rad fallgropar. En utav dem är att man inte tillräckligt kommunicerar ut syftet med förändringen – alla behöver förstå sitt varför! Kommunikationen är lika viktig då man faktiskt inte vet hur det blir – för att undvika spekulationer och frustration. Det är också viktigt, att som chef, inte tro sig alltid sitta på lösningen. De bästa lösningarna finns i de allra flesta fall i samverkan med de medarbetare som arbetar närmast det som skapar värde, det vill sägs i ”produktionen” av produkten eller tjänsten. Det är också viktigt att man som ledare lyssnar på sina medarbetare fullt ut. Det är alltså viktigt att man vill förstå medarbetarnas perspektiv och att man är en tillräckligt god lyssnare för att snappa upp idéer och farhågor. Det är också viktigt att aldrig tappa mellanchefsledet. Faktum är att det oftast är mellanchefsleden som får de tuffa frågorna och som är nyckeln till framgång. De måste nämligen vara involverade från början och ha viljan att leda sina medarbetare genom förändringen.
“Mät utfall, förstå avvikelser och agera! Varje dag, varje timme. Det är då vi lär oss om processerna och utvecklar våra team.”
4 tips för att skapa effektiva processer för ökat medarbetarengagemang:
1. Involvera medarbetarna fullt ut
Vid förbättringsarbeten behöver medarbetarna involveras redan från början. Det är ju där all kompetens sitter. Använd kraften hos tvärfunktionella team med olika egenskaper och kompetenser för att öka leveransförmågan. Företagets resultat blir aldrig bättre om inte den stora massan involveras på riktigt. Att vara lyhörd och återkoppla blir då viktigt för varje ledare.
2. Riv väggar mellan funktioner/avdelningar
Alltför ofta ser jag att företag styr för hårt på att arbeta resurseffektivt, när det egentligen är mer relevant att arbeta utifrån kundens behov och därmed vara mer flödeseffektiva. Att vara flödeseffektiv innebär att förstå kunden och säkerställa att organisationen arbetar effektivt i sin helhet och utifrån ett kundperspektiv. Det är ju oftast mer lönsamt att uppfylla kundens förväntningar än att säkerställa att en resurs arbetar 100%. Genom att arbeta tvärfunktionellt och kundfokuserat, kan också mängder av onödiga moment tas bort. Moment som man kanske tidigare inte var medveten om, men som tog en massa arbetstid från de anställda, exempelvis omarbete, onödig administration eller dubbelarbete.
3. Enkel och tydlig struktur som alla förstår och kan bidra till
I alla förändringsresor är det viktigt att hålla sig till enkla metoder och strukturer. Använd exempelvis enkla verktyg för att följa upp avvikelser, statusrapporter i punktform och skippa de långa power point-romanerna. Fånga upp idéer från medarbetare på det sätt som passar dem – via mail, ärendehanteringssystem eller post-it-lappar! Skapa kreativa och innovativa mötesformer där alla har en chans att bidra.
4. Mät, Förstå, Agera!
Det går inte längre att lägga en massa tid på långa utredningar eller analyser – omvärlden rör sig för snabbt. Det är i de flesta fall mer effektivt att göra enkla analyser och testa sig fram. Mät utfall, förstå avvikelser och agera! Varje dag, varje timme. Det är då vi lär oss om processerna och utvecklar våra team. Många små steg framåt ger effekt på lång sikt. Uppmuntra de små förbättringarna och skapa en förbättringskultur på arbetsplatsen.
Tack så mycket Josefin!
